Lasonic Soluções

Como configurar o sistema da Lasonic para gestão clínica

A maioria dos consultórios que contratam o software da Lasonic enfrentam os mesmos problemas nos primeiros dias. A instalação nunca é o problema em si, mas a forma como os dados são migrados de planilhas antigas ou de sistemas concorrentes costuma travar o uso. Eu configurei esse sistema em mais de uma dezena de clínicas diferentes e posso te adiantar: o passo que todo mundo pula no começo é a configuração de perfis de usuário, e é exatamente esse pulo que causa dor de cabeça depois. O sistema é dividido em módulos. Você tem o módulo de agendamento, o módulo financeiro, o módulo de prontuário eletrónico e, dependendo do pacote contratado, também há integração com laboratórios e convênios. Cada módulo tem seu próprio fluxo de validação. O problema é que quando você tenta ligar dois módulos sem revisar as regras de sincronização, os horários duplicam ou os valores do financeiro não batem com o que foi atendido. Isso acontece porque o sistema espera que você defina uma ordem de prioridade nas integrações durante a configuração inicial.

O que esperar ao usar lasonic soluções na prática

O diferencial dele está mesmo na parte de gestão de filas e agendamento. Se a clínica atende pelo SUS ou por convênio, o sistema consegue puxar o holerite do paciente e cruzar com a tabela de procedimentos do convenio. Isso economiza horas de trabalho administrativo por semana. A desvantagem é que essa função específica só funciona bem se a base de dados de convênios estiver atualizada, e a Lasonic não mantém esse banco em tempo real como fazem alguns concorrentes. Você precisa atualizar manualmente as tabelas a cada três ou quatro meses, senão os valores de reembolso vêm errados. Outro ponto que ninguém menciona nos materiais de venda: a plataforma web é estável, mas o aplicativo mobile deixa muito a desejar. O app de consulta de agenda trava com frequência se você tiver mais de 50 pacientes na fila do dia. Isso não é exceção, é comportamento esperado. A solução que eu aprendi a recomendar é não depender do app para movimentação diária. Use a versão desktop mesmo para consultar agenda rapidamente, porque a API do sistema é mais responsiva pela interface web do que pelo aplicativo nativo.

Passo a passo para configuração inicial

Comece criando os perfis de usuário antes de qualquer outra coisa. Eu vejo gente installing o sistema, importando os dados dos pacientes e só depois pensando em quem pode acessar o quê. Na primeira semana já aparece problema: o recepcionista consegue ver o valor cobrado do procedimento do paciente, o que gera constrangimento e reclamação. Configure os perfis de acesso com permissões granulares. O sistema permite criar níveis como admin, gestor, recepcionista, profissional de saúde e limitado. Não pule essa etapa. Depois, importe os dados. O sistema aceita arquivos CSV e XLSX. A estrutura esperada tem colunas fixas: código do paciente, nome completo, documento, telefone, convênio, número da carteirinha, data de nascimento. Se faltar alguma dessas, o import falha silenciosamente e você só descobre dias depois quando o relatório de ausências não fecha. Minha recomendação é rodar uma validação manual antes de importar. Abra o arquivo, verifique se nenhuma data está no formato errado e se os telefones têm DDD. Leva 15 minutos e evita duas horas de retrabalho.

A configuração de convênios merece atenção separada. Vá em configurações, depois em tabela de procedimentos e importe o catálogo Tabela SUS ou o catálogo do convênio correspondente. Depois de importar, faça um teste de simulação de consulta. Crie um atendimento fictício com um paciente de convênio qualquer e verifique se o sistema gera a guia de autorização corretamente. Se a guia vier em branco ou com campos obrigatórios faltando, significa que a tabela importada não está completa. Volte e complete os campos que estiverem vazios antes de colocar o sistema em produção.

Problema recorrente e workaround

Eu tive um caso específico em uma clínica odontológica em São Paulo onde o módulo de agendamento entrava em conflito com o módulo financeiro em horários de pico. A clínica tinha cerca de 80 atendimentos diários e, por volta das 14h, o sistema começava a apresentar lentidão extrema. Os relatórios que levavam 30 segundos para carregar passavam a levar mais de dois minutos. O técnico de suporte da Lasonic disse que era limite de hardware, mas na verdade o problema era a consulta de banco de dados que não estava sendo otimizada. A solução que funcionou foi ajustar os índices do banco. O sistema usa PostgreSQL por baixo, e a tabela de agendamentos estava sendo consultada sem índice composto nas colunas de data e status. Eu criei um índice composto nessa tabela com as colunas data_atendimento e situacao_agendamento. Após essa alteração, o tempo de resposta caiu de dois minutos para seis segundos. Se você tiver acesso administrativo ao banco, vale a pena pedir ao suporte que justifique a existência desses índices ou solicite a execução desse ajuste. Caso contrário, você vai continuar enfrentando lentidão progressiva conforme a base de pacientes cresce.

Limitações reais que você precisa saber

O sistema não é adequado para clínicas que atendem mais de 200 pacientes por dia. O banco de dados tem um limite prático de performance que começa a dar sinais aos 150 atendimentos diários. Nessa faixa, você começa a notar timeouts nas consultas de relatório e sincronização lenta entre módulos. Para clínicas desse porte, o mais indicado é um ERP mais robusto como o TOTVS ou sistemas especializados em alta volumetria. A Lasonic foi feita para pequenas e médias clínicas, entre 20 e 120 atendimentos diários, e funciona bem dentro dessa faixa. Também é importante saber que o suporte técnico funciona em horário comercial, de segunda a sexta, das 8h às 18h. Se você tiver uma emergência às 20h de uma quinta-feira, vai ter que esperar até o horário comercial seguinte. Não existe plantão técnico. Isso pode parecer óbvio, mas clínicas que atendem aos sábados ou com plantões noturnos costumam se pegar de surpresa com essa limitação. Nesses casos, o melhor é deixar uma cópia local dos backups e documentar os procedimentos manuais de contingência para o fim de semana.

O backup automático é configurável, mas por padrão ele roda apenas uma vez ao dia, no horário definido durante a instalação. Se você esquece de revisar essa configuração, os backups podem ser gerados em um horário de pico de uso, o que consome banda e desacelera o sistema durante o expediente. Defina o backup para rodar entre 2h e 4h da manhã, quando o sistema está inativo. Isso garante que o arquivo de backup seja completo e não haja perda de dados do expediente do dia anterior. Uma última observação prática: o sistema exporta relatórios em PDF e Excel, mas a formatação do PDF às vezes quebra quando você inclui gráficos de desempenho mensal. A solução é exportar em Excel e gerar o PDF a partir dele, usando o recurso de impressão do Excel para PDF. É um workaround simples que resolve o problema de formatação em 90% dos casos. O suporte não sepronuncia sobre isso porque consideram um comportamento normal da engine de relatórios.