Como trabalhar com formulários e planilhas na inovada cosméticos
Se você lida com a inovada cosméticos no dia a dia, provavelmente já percebeu que o fluxo de trabalho não é dos mais intuitivos. A empresa tem um sistema interno de controle de pedidos e estoque que mistura ferramentas próprias com integrações limitadas. O que funciona bem é ter um método próprio antes de gastar tempo tentando consertar processos quebrados.
entendendo o que a inovada cosméticos oferece
A inovada cosméticos é uma distribuidora brasileira de produtos de beleza e dermatocosméticos. Eles fornecem marcas como Nivea, Garnier, L'Oreal, entre outras, para ponto de venda e e-commerce. O sistema deles funciona basicamente como um portal B2B onde você faz pedidos, acompanha entregas e consulta condições comerciais. Nada complexo, mas com algumas particularidades que dão trabalho se você não souber onde clicar. O que muita gente não sabe é que o portal deles não exporta relatórios completos em PDF direto da tela de pedidos. Você precisa copiar os dados manualmente ou usar uma extensão de navegador para extrair tabelas. Eu descobri isso depois de perder uma tarde inteira tentando encontrar um botão de exportação que simplesmente não existe. A solução que eu uso agora é selecionar o período desejado, copiar a tabela de pedidos e colar num Google Sheets com uma fórmula simples de formatação. Leva uns 5 minutos e evita o erro humano de digitar tudo de novo.
Outro ponto importante: o sistema de estoque deles mostra disponibilidade em tempo real, mas há um delay de cerca de 30 minutos entre a venda de um produto num ponto de venda e a atualização do sistema. Se você está num momento de pico de vendas e vê um produto como disponível, ele pode já ter ido na prática. Eu costumo dar uma margem de folga de 10% no pedido quando vejo disponibilidade no portal, especialmente para itens de alta rotatividade como protetor solar e hidratante corporal nos meses de verão.
como fazer pedidos de forma eficiente
O processo de pedido começa acessando o portal da inovada cosméticos com seu cadastro de pessoa jurídica. Você navega até a aba de novos pedidos, seleciona o catálogo por categoria ou digita o código do produto. Aqui vai uma dica que pouca gente conhece: use os códigos(SKUs) diretamente ao invés de buscar pelo nome. A busca por texto no portal deles dá resultados erraticos, especialmente para produtos com nomes semelhantes de marcas diferentes. Depois de montar o carrinho, você revisa os valores, prazos de entrega e condições de pagamento. O atendimento via chat no portal costuma responder em 10 a 15 minutos em horário comercial. Fora desse horário, fica tudo acumulado para o dia seguinte. Se você tem urgência, ligue para o SAC direto. O número que funciona melhor é o da central de pedidos, não o da ouvidoria.
👉 Clique no botão abaixo para saber mais sobre o assunto!
Um problema recorrente que eu enfrento é com a confirmação de lotes e vencimentos. O sistema não permite escolher o lote do produto, apenas o código. Isso gera dor de cabeça quando você recebe um lote próximo do vencimento sem saber. Minha solução foi criar uma planilha onde registro o lote de cada recebimento e faço acompanhamento visual com cores. Vermelho para produtos com menos de 6 meses de validade, amarelo para 6 a 12 meses, verde para acima disso. Assim consigo negociar trocas com o setor comercial antes que o produto chegue ao ponto de venda.
integração com ERP e automação
Se sua operação é grande o suficiente para justificar automatização, saiba que a inovada cosméticos não oferece API pública para integração direta com ERPs como Bling, Tiny ouomnifit. O caminho mais viável atualmente é o uso de um robô de desktop ou uma ferramenta de RPA que simula o login e a navegação no portal. Isso funciona, mas exige manutenção porque qualquer atualização no layout do site quebra o script. Eu configurei um fluxo básico usando Python com Selenium para fazer login automático, navegar até a aba de pedidos, extrair os dados de uma planilha interna e preencher o pedido. O processo leva cerca de 3 minutos para uma lista de 50 SKUs. Sem automação, esse mesmo trabalho leva entre 20 e 30 minutos fazendo tudo manualmente. O custo inicial de configuração é alto, mas paga retorno em poucas semanas se você fizer pedidos diários.
Outra alternativa é solicitar via canal comercial um feed de atualização de preços e disponibilidade. Alguns gestores de conta maiores entregam planilhas CSV diárias atualizadas. Não é automática, mas evita que você fique rodando o portal o dia inteiro só pra conferir preço. Vale a pena pedir isso no seu primeiro contato comercial do mês, pois muitos atendentes não sabem dessa opção.
erros comuns e como evitar
O erro mais frequente que eu vejo é o pedido pelo valor ao invés de pela unidade. O sistema da inovada cosméticos trabalha com caixa, kit e unidade solta, e as conversões nem sempre ficam claras na tela. Se você pede 10 sem verificar se são 10 unidades ou 10 caixas, pode receber 120 produtos quando esperava 10. Sempre confere o multiplicador antes de confirmar. Outro problema é com a validade de cadastro. A renovacão anual do cadastro jurídico no portal precisa ser feita com documentos atualizados da empresa. Eu já vi situações onde o pedido fica retido por 3 dias úteis porque a Certidão Negativa de Débitos Federais venceu na sexta e só foi renovada na segunda. Configurei um alerta no calendário 15 dias antes do vencimento de cada documento. Isso eliminou retrabalho.
Por fim, atenção com o frete mínimo. A inovada cosméticos tem carência mínima de pedido que varia por região e segmento. Pedidos abaixo do valor mínimo sofrem acréscimo de frete ou são recusada. Consulte sua região no contrato comercial e mantenha um histórico dos valores mínimos vigentes, pois eles mudam trimestralmente sem aviso prévio no portal.
